Хранение бухгалтерских документов

Процесс работы любой организации сопровождается созданием и обработкой огромного числа всевозможных документов. Прежде всего, речь идет о первичной документации. Именно она выступает основой для ведения бухучета хозяйственных операций, так как составляется в период выполнения каждой операции или непосредственно после ее окончания.

В соответствии с нормативными требованиями компания любой формы собственности должна обеспечить все необходимые условия хранения бухгалтерских документов, соблюдая при этом установленные сроки.

Существующие требования к хранению документов

Требования к хранению документов бухгалтерского учета регламентируются разделом 6 Положения №88. К таким требованиям относится следующее:

• первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, а также балансы и отчеты до момента их передачи в архив должны находиться в бухгалтерии в закрытых ящиках или специально отведенных помещениях и под ответственностью уполномоченных лиц. Специальное помещение – это комната с определенным температурным режимом и условиями влажности, необходимыми для обеспечения сохранности таких документов. Кроме того такое помещение должно полностью исключать возможность утери или выноса документации без разрешения главного бухгалтера компании;
• бланки строгой отчетности обязаны храниться в отдельных помещениях, сейфах или шкафах из металла;
• хранение документации, прошедшей обработку и выступающей основанием для составления отчетности, а также ее оформление и передачу в архив выполняет исключительно главный бухгалтер организации;
• период хранения документов регламентируется утвержденным приказом Министерства юстиций Украины от 12.04.2012 г;
• выдача первичной документации, учетных регистров, отчетов и балансов на руки работников других подразделений осуществляется только с разрешения и по решению главного бухгалтера;
• при уничтожении или утере первичных документов и отчетности, владелец или директор предприятия сообщает об этом в соответствующие правоохранительные органы и назначает комиссию с целью выяснения перечня документов, которые отсутствуют и причин пропажи. В состав комиссии также входят сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора и охраны. По завершению работы комиссии составляется специальный акт, в последующем который утверждается директором организации. Его копия в десятидневный срок отправляется в налоговую, а также органу, в управлении которого находится предприятие.

Все мероприятия, в том числе изъятие документации, отчетности, а также ее уничтожение осуществляется исключительно в соответствии с законодательством Украины. Еще один важный аспект хранения документов – соблюдение сроков хранения, по завершению которых может выполняться их уничтожение.

Сроки хранения документов

Все документы, которые образовались в результате работы организации, должны храниться на протяжении определенных сроков, прописанных в законодательстве. Вопрос уничтожения документов может вставать только после окончания данных сроков.

Часть 7 статья 9 Закона о бухгалтерском учете гласит, о том, что предприятие обязано обеспечивать должные условия хранения документации на протяжении всего установленного срока.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения не допускается при отсутствии налоговой проверки за это время. Поэтому если проверка не выполнялась более 1095 дней, предприятие обязательно продлить хранение непроверенных документов.

«Перечень типовых документов, создающихся в работе органов государственной власти и местного самоуправления» срок хранения первичной документации составляет три года при условии завершения налоговой проверки. Если возникают споры, открыто уголовное дело или идет судебный процесс, все документы компания обязана хранить до окончательного решения. Документация, которая содержит данные касательно финансовых операций, подлежащие мониторингу, сберегаются на протяжении пяти лет.

Важно учитывать, что период хранения документов, который определен Перечнем, является минимальным и эти сроки не подлежат сокращению. Начало исчисления сроков начинается с первого января нового года.

Виды документов, которые необходимо хранить

В общем виде, вся документация, которая образовывается в ходе работы организации, исходя из периода хранения, делится на несколько видов:

• документация постоянного хранения – относятся все документы, которые формируют Национальный архивный фонд;
• с определенным периодом хранения – по его завершении вся документация может быть уничтожена. К ней относятся документы, хранящиеся более 10 лет и до 10 лет.

Нарушение предприятием сроком хранения документации сопровождается ответственностью в виде штрафа в соответствии с пунктом 121.1 статьей 121 Налогового кодекса. Законы Украины, касающиеся хранения документации бухгалтерского учета обязаны знать и соблюдать все действующие предприятия.

Варианты хранения документов  в Киеве

После того как все убедились, что хранить документы это действительно очень важно, перечислим все доступные способы сделать это в Киеве:

1. Простой вариант. Держать все под рукой в офисе. Плюс – все рядом, моментальный доступ; минус – если компания не молодая и не очень маленькая, то со временем, количество архивных коробок превысит все разумные нормы.
2. Дешевый вариант. Аренда гаража или подсобного помещения. Плюс – низкая стоимость, чистый офис. Минус – такая же низкая безопасность и никакой гарантии, что гараж не зальет или не обчистят.
3. Дорогой вариант. Сдать на архивное хранение в специализированное предприятие. Плюс – это профессионалы архивного дела, в случае необходимости, сами переберут, пересчитают, упакуют все документы. Минус – очень дорого, к вашим бухгалтерским документам имеют доступ посторонние люди. Долгая процедура передачи и описи архива.
4. Оптимальный вариант. Профессиональный сервис хранения вещей «Столичная Кладовка». Плюс – свой персональный бокс, доступ исключительно своих сотрудников в любое время, умеренные цены. Минус – вам понравится и вы захотите здесь хранить и другие вещи своего офиса, а потом и личные!

Обращайтесь. Мы всегда открыты для вас!

У нас доступно, качественно и надежно!